Quản lý thu chi gia đình bằng Excel, tại sao không?

Là người quan tâm đến tiền bạc của mình, ắt hẳn bạn đã từng tìm kiếm và thấy rằng hiện tại trên thị trường có rất nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý, cập nhật các khoản thu chi cá nhân , gia đình như phần mềm AceMoney, Quicken Deluxe, Microsoft Money Deluxe, TurboCASH... Đa số các phần mềm này là của nước ngoài nên thật sự không phù hợp với cách chi tiêu của người Việt từ giao diện cho đến cách thức cập nhật. Gần đây, một số công ty phần mềm Việt cũng đã bắt đầu cho ra đời một số phần mềm tài chính gia đình. Tuy nhiên, những phần mềm này vẫn được đánh giá là khó dùng và có vẻ như không được các công ty phát triển ra nó coi trọng.

Theo Linye, cách thức cập nhật, theo dõi các khoản chi tiêu, đầu tư của gia đình chịu ảnh hưởng rất lớn bởi đặc thù tài chính của từng gia đình cũng như quan điểm quản lý tiền bạc của người dùng. Ví dụ, nếu như gia đình bạn (2 vợ chồng và con) sống độc lập thì bạn sẽ có nhu cầu quản lý chi tiêu khác với việc gia đình bạn cùng chung sống với bố mẹ, anh chị em trong 1 mái nhà chung. Trong mái nhà chung đó, nếu bạn có vai trò quán xuyến toàn bộ hoạt động tài chính của gia đình thì sẽ có nhu cầu quản lý khác với trường hợp bạn chỉ là 1 phần tử chỉ có nghĩa vụ đóng góp 1 phần vào chi phí chung của gia đình. Trong việc quản lý tiền đầu tư cũng vậy, mỗi loại hoạt động đầu tư đều có cách thức theo dõi và quản lý khác nhau. Ví dụ đối với cổ phiếu niêm yết trên sàn, toàn bộ hoạt động mua/ bán của bạn được cập nhật đầy đủ và có báo cáo chi tiết khi cần, do vậy, nhu cầu cập nhật vào hệ thống quản lý của bạn sẽ khác với các cập nhật việc mua bán các chứng khoán OTC, các mua bán giấy tay (chỉ có ở Việt Nam ^_^). Chưa kể đến việc tự nhiên, thằng bạn hỏi mượn tạm bạn 1 số tiền trong 3 tháng, bạn mượn của cha mẹ 1 số tiền để sử dụng... bạn sẽ theo dõi như thế nào để phân biệt với các khoản vay, nợ ngân hàng chính thức khác? Nói lên điều này để thấy được rằng nhu cầu cập nhật, quản lý dòng tiền cá nhân, gia đình rất muôn hình vạn trạng. Có thể bằng cách này hoặc cách khác, các phần mềm quản lý tài chính gia đình đều có thể đáp ứng được nhu cầu cập nhật dòng tiền, nhưng không thể thoả mãn được nhu cầu theo dõi, quản lý và quan trọng hơn hết là người dùng không cảm nhận trực quan được những con số mình nhập vào phần mềm chạy như thế nào trong dòng tiền ngoài những báo cáo khô khan mà phần mềm trích xuất cuối kỳ. 

Thực sự việc cập nhật các khoản thu chi của mỗi cá nhân, gia đình cụ thể thường không có gì phức tạp. Thu thì ghi thu, chi thì ghi chi. Vấn đề quan trọng là việc cập nhật phải dễ dàng cho thấy được tình hình tài chính hiện tại của gia đình, trước tiên là số tiền mặt hiện tại còn bao nhiêu, thu từ các khoản gì, chi từ các khoản gì, cập nhật như vậy có đúng và đầy đủ chưa, nếu có phát sinh nhu cầu quản lý mới thì dễ dàng chỉnh sửa hệ thống cho phù hợp... Trên cơ sở những kinh nghiệm bức xúc một vài năm của Linye về quản lý tiền của bản thân, một vài lý luận về quan điểm quản lý tài chính cá nhân của "Rich Dad - Poor Dad" và một ít kiến thức về Excel, Linye đã thiết kế hoàn chỉnh hệ thống quản lý dòng tiền cho gia đình mình và hoàn toàn có thể dễ dàng tinh chỉnh cho phù hợp với các nhu cầu cập nhật, quản lý khác nhau.

Bạn có thể download file excel Quanlytien ở đây.

Trước tiên, Linye xin giới thiệu sơ bộ về bố cục của file excel quản lý tiền

Dữ liệu trong file excel Quanlytien có thể chia làm 3 khối:

Khối 1 (từ cột A đến cột AD): dùng để cập nhật các khoản thu chi của gia đình. Bạn có thể lựa chọn thời đoạn cập nhật theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng tuỳ theo nhu cầu của mình (chọn nút xổ ở ô F2). Theo kinh nghiệm cá nhân của Linye thì nên cập nhật hàng tuần thì phù hợp thực tế hơn vì cập nhật hàng ngày sẽ mất nhiều thời gian và thực tế là bạn không cần có nhu cầu quản lý thu chi chi tiết đến từng ngày; cập nhật hàng tháng thì quá lâu và bạn sẽ khó nhớ được các khoản đã chi tiêu trong tháng.

Khối 2 (từ cột AF đến cột AQ): dùng để tổng hợp các số liệu bạn đã cập nhật từ khối 1 theo thời đoạn báo cáo. Khi quản lý các khoản thu chi gia đình, sau khi bạn cập nhật trong khối 1, bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy được toàn bộ các khoản thu chi của gia đình theo thời đoạn cập nhật (ví dụ theo tuần). Tuy nhiên, bạn lại cần có nhu cầu thống kê các khoản thu chi hàng tháng, hàng quý để thấy được tổng quan tình hình thu chi của bạn trên khung thời gian dài hơn để có thể lên các kế hoạch tài chính dài hạn. Toàn bộ các số liệu trong khối 2 sẽ tự động được tính toán từ các dữ liệu ở khối 1 để ra con số tổng hợp theo thời đoạn bạn muốn thống kê (ví dụ theo tháng, quý, 6 tháng, năm).

Khối 3 (từ cột AS đến cột BB): Khối này dùng để tổng kết tình hình các khoản tài sản đầu tư, các khoản nợ của bạn và gia đình. Đây chính là mục tiêu cuối cùng của việc quản lý dòng tiền của bạn: tổng giá trị tài sản bạn đã tích luỹ được là bao nhiêu? tăng giảm bao nhiêu so với kỳ trước? cơ cấu tài sản, nợ? khoản đầu tư nào lãi, khoản nào lỗ... Do công việc nhìn lại, cập nhật và đánh giá toàn bộ các khoản đầu tư, nợ của gia đình mất nhiều thời gian nên bạn không thể cứ cập nhật liên tục vào phần này mà chỉ cần cập nhật vào cuối các thời đoạn báo cáo đã chọn từ khối 2. Nói cách khác, khi đến thời điểm có số liệu tổng hợp các khoản thu chi theo thời đoạn báo cáo từ khối 2, bạn sẽ làm thêm 1 bước là cập nhật tình trạng các khoản đầu tư, các khoản nợ theo tình hình thực tế để cho ra các số liệu lãi, lỗ của các khoản đầu tư trong kỳ báo cáo.

Tiếp theo, Linye sẽ hướng dẫn từng bước thao tác trên file excel cũng như ý nghĩa của từng công thức để các bạn có thể vận dụng, tuỳ chỉnh cho phù hợp với đặc điểm quản lý của mình.

Bước 1: Thiết lập bộ khung hệ thống quản lý dòng tiền

Đây là bước thiết lập ban đầu nên hơi mất thời gian. bạn chỉ cần làm 1 lần để sử dụng dài hạn sau này.

Nhìn vào bảng tính excel, bạn có thể nhìn thấy Linye đã sử dụng rất nhiều màu sắc khác nhau cho các ô để dễ dàng phân biệt. Tuy nhiên, bạn chỉ cần quan tâm và nhớ đều này:

• Các ô dữ liệu có màu xanh dương là dữ liệu bạn tự cập nhật vào và có ảnh hưởng đến kết quả tính toán dòng tiền.
• Các ô dữ liệu màu trắng là dữ liệu thông tin bổ sung bạn cập nhật thêm vào nhằm mục đích quản lý riêng của bạn, không có tác động đến các công thức tính toán chung (ví dụ ghi lại số dư bằng ngoại tệ trong tài khoản tiết kiệm, cập nhật giá thị trường thời điểm hiện tại của các tài khoản chứng khoán... hoặc bất cứ nội dung gì bạn muốn theo dõi riêng trên bảng tính)
• Tất cả các ô có màu còn lại là các ô chứa công thức tính toán, bạn không được thay đổi hay cập nhật gì vào đây mà chỉ được copy công thức sang ô bên cạnh để tính toán cho thời đoạn tiếp theo.

Bước 1.1: Xác định thời đoạn cập nhật, thời đoạn báo cáo

Như đã nói phần trên, tuỳ vào đặc điểm, nhu cầu cập nhật thu chi, thống kê số liệu để quản lý mà bạn lựa chon thời đoạn cập nhật, thời đoạn báo cáo cho phù hợp. Theo kinh nghiệm của cá nhân, Linye cho rằng thời đoạn cập nhật là hàng tuần và thời đoạn báo cáo là hàng quý (3 tháng) là phù hợp cho việc cập nhật, theo dõi, quản lý dòng tiền. Toàn bộ hướng dẫn từ đây trở về sau sẽ dựa trên thời đoạn cập nhật là tuần và thời đoạn báo cáo là quý. Nếu bạn lựa chọn thời đoạn khác thì cách làm cũng tương tự.

Click vào ô F2, chọn "Tuần". Click vào ô AG1, gõ số 3.

Bước 1.2: Khai báo thời điểm cập nhật đầu tiên, thời điểm báo cáo đầu tiên

Ví dụ bạn bắt đầu cập nhật dữ liệu từ tuần 26/7/2010 - 01/8/2010 trở đi, bạn gõ ngày 01/8/2010 vào ô E1 (Lưu ý format ngày tháng chính xác. Trong bảng tính, Linye dùng format tiếng Anh để dễ phát hiện khi nhập ngày tháng sai format). Nếu để ý, bạn sẽ thấy ngày 01/8/2010 là ngày Chủ nhật vì thông thường việc cập nhật vào chiều ngày Chủ Nhật sẽ dễ thực hiện do ai cũng có thể có thời gian rảnh vào lúc này. Nếu bạn thích cập nhật vào 1 thời điểm khác trong tuần, bạn có thể chọn ngày kết thúc tuần là 1 ngày khác tuỳ ý.

Do bắt đầu cập nhật từ tháng 8/2010 nên thời điểm báo cáo tiếp theo là cuối quý 3 (tháng 9/2010). Bạn chọn ô AJ1, gõ vào ngày 01/9/2010.

Đến đây, bạn có thể nhận thấy rằng thời điểm kết thúc tuần cập nhật không phải lúc nào cũng là ngày cuối quý báo cáo. Do vậy, bạn cần phải chỉ cho Excel biết rằng tuần cập nhật nào mà bạn cho là tuần cuối cùng của quý báo cáo. Bạn hãy nhìn vào hàng 1 của Khối 1, bạn sẽ thấy các ngày cuối cùng của tuần cập nhật. Bạn lựa chọn ngày nào gần với thời điểm kết thúc quý nhất. Trong trường hợp ngày, Linye chọn tuần 03/10/2010. Bạn đếm xem trong thời đoạn báo cáo, có bao nhiêu tuần cập nhật. Trong trường hợp này là 10 tuần (từ cột F đến cột N). Sau đó, bạn chọn ô AJ210, gõ vào số 10. Bạn có thể thấy ô Ngày chốt số liệu AJ2 được tự động cập nhật thành ngày 03/10/2010.

Bước 1.3: Thiết lập các nội dung cập nhật.

Như đã giới thiệu ở bài Tài sản, tiêu sản và 3 ống heo của "Rich Dad-Poor Dad", bố cục của dòng tiền là Thu nhập chuyển vào 03 khoản ngân sách (Sinh hoạt, Đầu tư, Từ thiện) để thực hiện chi tiêu. Do vậy, bố cục từ dòng 3 đến dòng 18 là giống nhau với mọi trường hợp, không nên thay đổi.

Phần tiếp theo từ dòng 20 đến 31 (cột A có màu cam, từ giờ trở đi, Linye sẽ không nói dòng nữa mà chỉ nói phần của màu cột A vì dòng có thể thay đổi sau khi bạn thiết lập hệ thống): đây là phần ghi các dữ liệu về tình trạng tiền mặt hiện thời của gia đình (gồm tiền trong tài khoản và tiền mặt đang nắm giữ. Chỉ tính tiền VND (còn các khoản vàng, ngoại tệ đang giữ, Linye coi như là khoản đầu tư, không cập nhật ở đây). Bạn cập nhật tên các tài khoản ngân hàng bạn đang có vào cột B.

Nếu bạn cần cần chèn thêm 1 tài khoản ngân hàng, bạn copy 3 dòng trống cuối cùng của phần tài khoản ngân hàng rồi Insert copied Row ngay bên trên, bạn sẽ có thêm 3 dòng trống để điền thêm tài khoản ngân hàng bạn muốn bổ sung. Lưu ý, bạn chỉ nên copy dòng rồi Insert copied Row chứ không dùng Insert bình thường vì bạn cần copy theo nhiều công thức ở trên dòng đó (Xem demo).

Tất cả việc chèn thêm/ xoá đi dòng nội dung theo dõi trong bảng tính này đều làm tương tự như vậy và thao tác trên cả dòng Excel. Trong mỗi phần dữ liệu, Linye đều chừa 01 record trống ở cuối mỗi mục để bạn dễ dàng Copy, Insert thêm ngay phía trên khi cần thiết.

Phần kế tiếp là phần cập nhật thu nhập, chi tiêu (cột A có màu hồng):các bạn tự điền các khoản mục theo dõi, quản lý cho phù hợp với gia đình mình. Ô màu xanh dương là ô nhập dữ liệu, các màu khác là các công thức tổng. Cách thêm và xoá các khoản mục tương tự như huớng dẫn ở trên.

Phần tiếp theo là phần cập nhật các khoản đầu tư, các khoản nợ (cột A có màu xanh dương):
Đối với các khoản mục thu nhập, chi phí như trên, bạn chỉ cần nhập con số dương vào ô dữ liệu. Ví dụ: nhân lương 3 triệu đồng thì nhập số 3000 vào ô thu nhập lương; chi tiền thuê nhà 2 triệu đồng thì nhập số 2000 vào ô Chi phí nhà ở... Còn trong phần này, việc cập nhật phải thể hiện cả số âm và số dương. Số âm là tiền bạn lấy từ trong túi mình bỏ vào các khoản đầu tư, số dương là tiền từ các khoản đầu tư chảy trở lại vào túi mình. Ví dụ bạn bỏ ra 500 triệu mua nhà, bạn nhập con số -500000 vào ô Mua nhà ở. Bạn rút 10 triệu từ tài khoản đầu tư chứng khoán ABC, bạn ghi +10000 vào ô tài khoản CK ABC. Bạn được ngân hàng VCB giải ngân 20 triệu cho vay, bạn ghi +20000 vào ô Vay tiêu dùng VCB. Bạn trả góp nợ ngân hàng EAB 2 triệu, bạn ghi -2000 vào ô Vay EAB. Bạn thấy đó, chỉ có những ô màu xanh dương mới có tác động đến dòng tiền của bạn, còn những ô màu trắng chỉ nhằm mục đích cập nhật thêm các thông tin ngoài lề phục vụ cho việc quản lý riêng của bạn. Đơn vị tính sử dụng là x1000 đồng.
Về các khoản mục lớn trong phần này, Linye chia làm 5 phần, trong đó, 3 phần đầu là phân loại các tài sản đầu tư (theo tiêu chuẩn đã đề cập trong sách "Dạy con làm giàu"), phần thứ 4 là theo dõi các khoản nợ vay. Phần thứ 5 là Linye đề nghị thêm vào cho phù hợp với thực tế trong cuộc sống: Các khoản vay mượn tạm thời. Thực tế, những việc vay mượn tạm thời này thường xuyên xảy ra, nếu không có khoản mục theo dõi riêng sẽ làm dòng tiền của gia đình bị lệch khi cập nhật. Nếu để lẫn vào những phần khác (ghi tăng chi phí, sau đó ghi tăng lai thu nhập hoặc ghi vào khoản mục đầu tư, khoản mục nợ) thì sẽ làm việc tổng kết cuối cùng không chính xác bản chất sự việc.

Cuối cùng là phần các tiêu chí đánh giá hiện trạng tài sản/ nợ (cột A màu xanh lá cây): có lẽ bạn không cần phải điều chỉnh thêm gì về phần này.

Đến đây, bạn đã hoàn thành xong toàn bộ khung sườn của hệ thống quản lý tiền gia đình.

Bước 2: Đánh giá hiện trạng tài sản


Đây là bước cập nhật vào cột Khởi đầu. Nếu bạn bắt đầu cập nhật từ tuần 26/7/2010 - 01/8/2010 thì đây là tình trạng tài chính của gia đình bạn tại thời điểm cuối ngày 25/7/2010. Cách cập nhật như sau:

Bạn nhìn lại tất cả các tài sản, tất cả các khoản nợ của bạn và gia đình (trong phạm vi chi phối của bạn) đang có. Ví dụ bạn đang ở trong ngôi nhà của bạn có giá trị là 500 triệu đồng, đang có tài khoản chứng khoán ABC 50 triệu (bao gồm cả tiền và chứng khoán trong tài khoản do công ty chứng khoán này không có liên kết với ngân hàng của bạn mở tài khoản), tài khoản sàn vàng ABC có giá trị còn lại là 20 triệu,  bạn có 1 sổ tiết kiệm 50 triệu, đang giữ 1000 USD tiền mặt (tỷ giá 19.000), đang có góp vốn 10 triệu vào kinh doanh công ty A, Có khoản dư nợ tiêu dùng 30 triệu Ngân hàng VCB, đang có khoản vay tạm của cha mẹ 100 triệu đồng; đang cho Anh Ba mượn tạm 20 triệu, tiền mặt đang giữ là 5 triệu đồng, tiền trong tài khoản A là 3 triệu đồng, thấu chi âm tài khoản B -4 triệu đồng. Bạn cập nhật như sau (toàn bộ nhập vào cột Khởi đầu):

ghi -500000 vào dòng đầu tư Nhà của bạn.
ghi -50000 vào dòng đầu tư Tài khoản chứng khoán ABC
ghi -20000 vào dòng đầu tư Tài khoản sàn vàng ABC
ghi -10000 vào dòng đầu tư Kinh doanh Cty A
ghi -50000 vào dòng Đầu tư Tiết kiệm, ghi thêm 50000 vào dòng màu trắng VND bên dưới
ghi thêm -1000*19 vào dòng Đầu tư Tiết kiệm (công thức trong dòng này bây giờ là -50000-1000*19), ghi thêm 1000 vào dòng màu trắng USD.
ghi + 30000 vào dòng Nợ Ngân hàng VCB
ghi + 100000 vào dòng Vay mượn tạm thời Cha mẹ
ghi -20000 vào dòng Cho Anh Ba vay
ghi + 3000 vào dòng Chuyển vào Tài khoản A
ghi +4000 vào dòng Chuyển ra Tài khoản B
Sau khi cập nhật hết, bạn sẽ thấy dòng tiền mặt tự động cập nhật số -538 triệu đồng.
Do đó, để tiền mặt đúng như số tiền mặt hiện có, bạn cập nhật thêm vào dòng thu nhập thêm 538 triệu đồng + 5 triệu đồng. Linye đề nghị nhập vào dòng Thu nhập khác - Bất ngờ số 543000. Xem hình

Cuối cùng là bạn quyết định phân bổ số tiền mặt đang giữ (3tr TKA - 4000tr TKB + 5000tr tiền mặt = 4tr) cho 3 nguồn ngân sách. Giả sử bạn giữ lại cả 4 triệu cho ngân sách sinh hoạt, ngân sách đầu tư và từ thiện là 0 đồng, bạn gõ số vào các ô màu xanh dương của phần Ngân sách để số dư cuối cùng còn lại đúng số bạn mong muốn .Xem hình.

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong công đoạn cập nhật tình trạng tài chính hiện tại.

Bước 3: Cập nhật thu chi hàng tuần

Vào cuối mỗi tuần, bạn cần làm động tác cập nhật các khoản thu chi phát sinh cho từng khoản mục trong tuần. Bạn chỉ quét bảng tính theo hàng dọc, nhớ và gõ lại số tiền thu/chi vào từng khoản mục (ô tô màu xanh dương). Nếu bạn cập nhật đúng và đầy đủ, số dư tiền mặt cũng như số dư của các tài khoản ngân hàng cuối tuần sẽ tự động tính ra đúng số dư thực tế bạn đang giữ. Đây chính là cách để bạn kiểm soát được việc cập nhật của bạn có đúng và đầy đủ hay không.

Ngoài việc cập nhật thu chi trong tuần, mỗi lần có khoản thu, bạn sẽ phải xem xét coi nên phân bổ bao nhiêu cho ngân sách đầu tư, bao nhiêu cho ngân sách từ thiện, số tiền còn lại sẽ tự động tính vào cho ngân sách sinh hoạt . Nguyên tắc cơ bản là không được để ngân sách sinh hoạt bị âm. Điều đó có nghĩa là ngân sách sinh hoạt đã sài hết và sài lấn qua tiền của các ngân sách khác (đầu tư âm thì được ^_^!). Đây chính là điểm mấu chốt của hệ thống để giúp bạn kiểm soát thu chi. Bạn đặt mục tiêu mỗi tháng phải bỏ thêm vào ngân sách đầu tư 1 số tiền cụ thể và duy trì thực hiện. Đây chính là khoản tiền bạn tiết kiệm từ thu nhập hiện tại để phục vụ cho các mục tiêu đầu tư phát triển tài sản trong tương lai. Bạn phải kiềm chế mức độ chi tiêu của mình trong phạm vi số tiền còn lại để đảm bảo ngân sách sinh hoạt không bị âm. Nếu ngân sách sinh hoạt liên tục bị âm, bạn cần phải đánh giá lại mục tiêu tiết kiệm của mình liệu có quá sức so với thu nhập hay là bạn đã chi tiêu quá nhiều để có những cân nhắc, điều chỉnh phương án thực hiện. Ngân sách từ thiện thì Linye không muốn nói nhiều, đó là tuỳ lòng hảo tâm của bạn, nhưng bạn cũng nên có 1 mức mục tiêu cụ thể bỏ vào ngân sách này hàng tháng và có kế hoạch chi tiêu nguồn ngân sách này hợp lý.

Để tiếp tục cập nhật cho tuần sau, bạn đánh dấu và copy chọn cả cột dữ liệu của tuần đang cập nhật rồi paste sang cột kế tiếp. Nhớ xoá đi các dữ liệu đã cập nhật trong tuần này (ô màu xanh dương). Sau đó tiếp tục cập nhật các số liệu trong tuần sau.


Bước 4: Cập nhật, đánh giá tình trạng tài sản cuối kỳ báo cáo (trường hợp này là cuối quý)

Vào cuối tuần cuối quý, sau khi cập nhật xong các dữ liệu thu chi trong tuần, bạn có thể xem kết quả tổng kết các khoản chi tiêu của gia đình trong cả quý tại Khối 2 (có đồ thị). Ở 1-2 quý đầu tiên có vẻ đồ thị chưa có tác dụng nhiều, nhưng sau đó, bạn sẽ có thể hình dung rõ bức tranh thu nhập, chi tiêu của gia đình bạn tiến triển theo thời gian.

Một công việc quan trọng vào thời điểm cuối quý là bạn ngồi đánh giá lại tình hình thực hiện các khoản đầu tư, kết quả tích luỹ tài sản của gia đình trong quý là bao nhiêu, tăng hay giảm... Bạn kéo bảng tính đến xem khu vực Khối 3. Tại đây, bạn chỉ quan tâm các khoản mục về đầu tư, nợ (cột A có màu xanh dương) và khoản mục số dư ngân sách đầu tư.

Công thức chung tính tổng giá trị tài sản của bạn vào thời điểm này là
SỐ DƯ NGÂN SÁCH ĐẦU TƯ + TỔNG GIÁ TRỊ CÁC KHOẢN ĐẦU TƯ + TỔNG GIÁ TRỊ CÁC KHOẢN NỢ (số âm) + TỔNG GIÁ TRỊ RÒNG CỦA CÁC KHOẢN VAY MƯỢN TẠM THỜI (có thể âm hoặc dương)

Số dư ngân sách đầu tư sẽ được tự động lấy từ dữ liệu bạn đã cập nhật
Giá trị các khoản đầu tư là do bạn tự đánh giá vào thời điểm cập nhật. Lưu ý, bạn nên cập nhật trên nguyên tắc thận trọng, đừng thổi phồng giá trị các khoản đầu tư mình đang có. Điều này sẽ làm bạn đánh giá sai lệch tình trạng tài chính hiện tại. Đặc biệt là các khoản đầu tư bất động sản, chỉ nên giữ giá trị cập nhật là giá mua ban đầu, chỉ ghi nhận lãi khi bạn thực sự bán được bất động sản đó. Lưu ý, cập nhật vào các ô màu xanh dương.
Giá trị các khoản nợ: bạn ghi lại số dư nợ thực tế hiện tại của từng khoản vay (không phải là số tiền bạn vay trừ cho số tiền bạn đã trả vì trong đó còn có lãi vay).
Giá trị ròng của các khoản vay mượn tạm thời: bạn chỉ cần lấy đúng giá trị hiện tại bạn đang vay/ cho vay cập nhật vào. Nó sẽ bằng đúng với con số Tổng (cột C) và đảo dấu, vì khi bạn mượn tiền (ghi số dương để tăng tiền của bạn lúc cập nhật hàng tuần) thi có nghĩa là bạn đang nợ khoản tiền đó (ghi âm) và ngược lại.

Sau khi cập nhật xong, bạn có thể xem kết quả tổng kết tình hình tài chính của gia đình, gồm:
+ Tổng giá trị tài sản (tính như công thức trên)
+ Tổng giá trị đầu tư (bằng tổng của 3 khoản đầu tư ất động sản, chứng khoán và kinh doanh). Bạn có thể đầu tư ít hoặc nhiều hơn tổng tài sản của mình.
+ Tổng các nợ của bạn: bằng tổng số tiền bạn nợ vay ngân hàng + số tiền vay mượn tạm thời + số dự ngân sách đầu tư. Bạn có thể nợ ngân hàng 1 con số lớn, nhưng bạn đang giữ tiền mặt tại ngân sách đầu tư lớn và cho bạn bè vay mượn tạm thời nhiều nên con số nợ cuối cùng tổng kết có thể nhỏ. Tuy nhiên, đây là lúc bạn cần coi lại hiệu quả sử dụng tiền của mình và nên tìm cách trả bớt nợ để giảm áp lực lãi vay.

Tiếp theo là phần đánh giá tài sản tích luỹ trong kỳ. Đây là câu hỏi quan tâm nhất của bạn khi quản lý tiền bạn. Sau những nổ lực của gia đình, trong quý vừa rồi, gia đình đã tích luỹ được bao nhiêu tài sản? CÔng thức như sau:
TỔNG TÀI SẢN TÍCH LUỸ TRONG KỲ = TỔNG SỐ TIỀN TIẾT KIỆM ĐƯỢC TỪ THU NHẬP CHUYỂN VÀO NGÂN SÁCH ĐẦU TƯ + TỔNG SỐ LÃI/LỖ TỪ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TRONG QUÝ  (trong đây bao gồm cả các khoản lãi vay do vay nợ)

Tổng số tiền tiết kiệm thì chỉ cần SUM toàn bộ các khoản đã nộp vào Ngân sách đầu tư trong quý.
Lãi lỗ các hạng mục đầu tư tính theo công thức sau:
LÃI/LỖ = GIÁ TRỊ TÀI SẢN/NỢ CUỐI KỲ - GIÁ TRỊ TÀI SẢN/NỢ ĐẦU KỲ (chính là cuối kỳ trước) + DÒNG TIỀN RÒNG CỦA HẠNG MỤC ĐẦU TƯ/NỢ TRONG KỲ (chính là SUM các khoản thu chi phát sinh của hạng mục đầu tư đó trong quý)

Công thức trên đã được tạo sẳn trong bảng tính, bạn chỉ cần copy và paste vào ngay bên dưới hạng mục đầu tư/nợ cần tính lãi/lỗ để xem chi tiết cho từng khoản mục.

Tương tự, để cập nhật cho quý tiếp theo, bạn chỉ cần copy toàn bộ cột của quý hiện tại và paste  các công thức vào cột kế bên. Linye không tạo sẳn từ trước vì để cho file nhẹ. Nếu số cột trong Khối gần cập nhật hết, bạn tự insert thêm để mở rộng bảng tính (đánh dấu chuột vào cột cuối cùng của khối để insert). Để thuận tiện, mình sử dụng file excel 2003. Tuy nhiên, excel 2003 bị khống chế số cột tối đa. Vì vậy, khi bạn cập nhật nhiều và đạt đến mức độ tối đa về số cột của Excel, bạn có thể mở 1 file mới làm lại từ đầu hoặc chuyển sang sài Excel 2007 (không còn bị khống chế nữa).

Cuối cùng, khi sử dụng, bạn clcik vào ô B2, chọn Filter Non-blank để giấu những dòng không cần thiết (các dòng trống dùng để copy, insert copied row khi bạn thiết lập hệ thống). Bảng tính của bạn sẽ trông đẹp mắt hơn.

Nếu có gì thắc mắc, xin để lại comments bên dưới, mình sẽ cố gắng giải đáp cho các bạn.

Tài sản, tiêu sản và 3 ống heo của "Rich Dad-Poor Dad"

Trước khi bắt tay vào công việc "quản lý tiền", Linye muốn nhắc lại một số quan niệm cơ bản ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến hoạt động chi tiêu và cách thức quản lý tiền bạc của bạn. Đó là các khái niệm về tài sản, tiêu sản và triết lý 3 ống heo giữ tiền mà Robert Kiyosaki đã đề cập trong loạt sách "Rich Dad - Poor Dad" (đã được xuất bản tại Việt Nam với tựa đề "Dạy con làm giàu").

Đồ thị bên cạnh mô tả dòng tiền của bạn. Bạn dùng nguồn thu nhập để trang trải cho các khoản phi phí của mình. Lượng tiền còn dư lại (nếu có), bạn sẽ làm gì? Mua tài sản hay tiêu sản?

• Tài sản: là những thứ sẽ làm tăng cột thu nhập của bạn. Ví dụ như các chứng khoán sinh lãi, các bất động sản cho thuê, các hàng hoá kinh doanh có lời.

• Tiêu sản: là những thứ chỉ làm tăng cột chi phí cho bạn. Ví dụ như các khoản vay nợ tín dụng để tiêu sài, các thiết bị tiêu tốn năng lượng chỉ nhằm mục đích giải trí như xe hơi, điện thoại di động đắt tiền, thẻ hội viên câu lạc bộ golf...

Như vậy, khi bạn dùng khoản tiền dôi ra của mình để mua tài sản, tài sản đó sẽ mang thêm thu nhập cho bạn -> bạn trở nên giàu có hơn. Còn khi bạn dùng khoản tiền dôi ra của mình để mua tiêu sản, bạn sẽ chỉ làm phát sinh thêm các chi phí cho mình -> tài chính của bạn sẽ bị eo hẹp hơn. Vì vậy, nếu như bạn muốn nhanh chóng đạt đến sự tự do tài chính, hãy luôn ghi nhớ điều này khi quản lý tiền của bạn: "Hãy mua thật nhiều tài sản, đừng mua tiêu sản!"

Không nói ra, chắc bạn cũng thấy trước kết quả của lời khuyên này cũng giống như lời khuyên "Hút thuốc lá có hại cho sức khoẻ!". Biết hút thuốc là có hại, nhưng ta vẫn không bỏ được. Biết mua tiêu sản là không tốt cho sức khoẻ tài chính, nhưng ta vẫn cứ thích mua. Theo Linye, Bạn cũng không cần quá khắt khe với bản thân để rồi bỏ qua toàn bộ những thứ "quyến rũ" khác trong cuộc sống. Bạn chỉ đừng nên quá say mê tiêu sản mà bỏ quên đi nhiệm vụ xây dựng cột tài sản của mình. Bạn có thể có tiêu sản, nhưng trước hết, hãy tạo ra tài sản và dùng thu nhập từ tài sản đó để mua tiêu sản bạn thích. Đây chính là phần thưởng mà bạn xứng đáng được nhận sau những nỗ lực xây dựng cột tài sản của bạn.

Để có thể kiểm soát tốt dòng tiền, giúp bạn phân bổ, cân đối hợp lý thu nhập cho các khoản chi tiêu sinh hoạt, đầu tư hiện tại, không bị quá sa đà về 1 thái cực nào đó làm hỏng đi ý nghĩa của cuộc sống tươi đẹp này, Robert Kiyosaki đã giới thiệu mô hình 3 ống heo giữ tiền để phân chia ngân sách tài chính của bạn thành 3 phần cho 3 mục đich khác nhau trong cuộc sống. Đó là chú heo sinh hoạt, heo đầu tư và heo từ thiện đại diện cho 3 nguồn ngân sách sinh hoạt, ngân sách đầu tư và ngân sách từ thiện của bạn. Ý nghĩa của mô hình này là khi phát sinh thu nhập, bạn nên chia khoản thu nhập này thành 3 phần để nộp vào 3 ống heo nói trên. Tỷ trọng phân bổ cho từng ngân sách là tuỳ thuộc vào tình hình tài chính hiện tại và mục tiêu tài chính tương lai của mỗi cá nhân.

Ngân sách sinh hoạt là khoản tiền dùng cho các mục đích chi tiêu cho sinh hoạt cá nhân, gia đình, kể cả các việc mua các tiêu sản. Ngân sách đầu tư là khoản tiền dùng đầu tư vào các tài sản sinh lợi nhằm mục tiêu gia tăng thu nhập trong tương lai. Ngân sách từ thiện là khoản tiền bạn dùng để làm từ thiện :)). Dẫu biết kiếm tiền thật vất vả, nhưng hãy nghĩ là mình vẫn còn may mắn hơn nhiều số phận bất hạnh trong đời là vẫn còn có thể vất vả để kiếm tiền và kiếm được tiền. Hãy dành một phần thu nhập để đáp lại sự may mắn đó và góp phần giúp đời tươi đẹp hơn.

Có lẽ đến đây, bạn đã có thể hình dung được mô hình quản lý tiền cho bản thân mình rồi. Chia nguồn thu nhập của mình thành 3 phần. Một phần dành cho chi tiêu, hưởng thụ cuộc sống hiện tại, một phần dành cho đầu tư, mua sắm các tài sản nhằm tạo thêm thu nhập trong tương lai và một phần còn lại để "lại quả" cho đời. Có thể bạn dùng nhiều loại phần mềm, công cụ quản lý khác nhau để kiểm soát dòng tiền, nhưng triết lý quản lý chỉ có một để giúp bạn phát triển bền vững.

Linye

Tài chính cá nhân là gì? Tại sao bạn cần phải quản lý tốt dòng tiền?

Không khác gì doanh nghiệp, mỗi cá nhân, gia đình cũng giống như một chủ thể kinh tế, cũng có thu nhập, chi tiêu, đầu tư... cũng có các mục tiêu trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, cũng phải đối mặt với những rủi ro trong cuộc sống. Trong khi doanh nghiệp lúc nào cũng có hệ thống sổ sách kế toán ghi chép, thống kê và các công cụ quản trị về mặt tài chính doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả hoạt động thì ít có cá nhân, gia đình có điều kiện, kinh nghiệm hoặc ít nhất là hiểu biết về quản lý tài chính cá nhân để kiểm soát tình hình tài chính của bản thân, gia đình.

Theo wikipedia, tài chính cá nhân là ứng dụng những nguyên tắc tài chính vào những quyết định về tiền bạc của một cá thể hoặc một gia đình. Nó chỉ ra phương thức để những cá thể/ gia đình đó hoạch định ngân sách, tiết kiệm, kiếm tiền và tiêu tiền theo thời gian, có tính toán đến những rủi ro về tài chính và những kế hoạch trong cuộc sống tương lai. Nói nôm na là những hoạt động có liên quan đến tiền của bạn để giúp bạn đạt được các mục tiêu mong ước tương lai.

Nếu bạn search từ "Quản lý tài chính cá nhân" trên mạng internet, bạn sẽ nhận được một loạt bài viết về các bí quyết để cải thiện tài chính cá nhân như hãy tiết kiệm, cắt giảm chi tiêu, hãy quản lý tiền bạc, hãy lên kế hoạch ngân sách, trả bớt nợ... Vâng, đó là những lời khuyên phổ biến khi bàn về tài chính cá nhân nhưng cũng rất chung dung. Thông thường, khi bốc đồng, nhiều người thường ngay lập tức lên ngay một loạt các kế hoạch về tài chính cho bản thân để rồi dần chìm vào quên lãng do không biết bắt đầu từ đâu hay không đánh giá được sự biến chuyển để có hành động điều chỉnh cho phù hợp. Vấn đề ở đây là làm sao bạn có thể đưa ra các hành động cụ thể nếu như bạn không biết tình trạng tài chính hiện thời của mình như thế nào? thu nhập hàng tháng của mình bao nhiêu? từ những nguồn nào? chi tiêu ra sao? nhiều hay ít? giá trị các khoản đầu tư hiện nắm giữ? lãi hay lỗ?... Do đó, trước khi bắt đầu có những kế hoạch tài chính cho riêng mình, bạn cần phải thiết lập hệ thống ghi chép, thống kê các hoạt động tài chính của bản thân để có thể sử dụng cho các mục đích phân tích, đánh giá và hỗ trợ ra quyết định.

Có thể bạn không am tường gì về lĩnh vực kế toán hoặc từ nhỏ bạn đã chán ghét những con số thống kê, nhưng nếu bạn thực sự quan tâm đến "tiền" của mình, bạn sẽ thực sự cảm thấy thú vị khi làm việc với các con số xuất hiện trong chính cuộc đời thực của mình. Hãy bắt đầu ghi chép lại các khoản thu chi của bản thân, gia đình để có thể đánh giá được tình trạng tài chính hiện thời của bạn và liên tục cập nhật để đánh giá được tiến triển dòng tiền của bạn theo thời gian, từ đó kịp thời có những hành động phù hợp để đạt các mục tiêu tài chính tương lai.

Linye

Lợi ích khi kinh doanh tại nhà

Ý tưởng kinh doanh tại nhà có thể rơi vào một trong hai loại sau:

• Khởi sự kinh doanh tại nhà và không có ý định dời đi. Nhiều người bắt đầu kinh doanh tại nhà vì đây là lựa chọn dễ dàng, tiện lợi và tiết kiệm. Và vì những lý do này, họ không muốn dời đi.
• Khởi sự kinh doanh tại nhà với dự tính sẽ dời ra ngoài khi đủ khả năng. Những tay này hiểu rằng trong giai đoạn đầu khởi nghiệp, tiền là yếu tố then chốt và việc kinh doanh tại nhà giúp họ có điều kiện tập trung vốn vào kinh doanh thay vì phải gánh các khoản chi phí thuê nhà đắt đỏ.
  

Và có lẽ không cần phải nói, có rất nhiều công ty thành công ngày nay bắt đầu từ việc kinh doanh tại nhà như Disney, Amazon.com, Microsoft, Xerox, L.L. Bean, Apple… Bằng cách tận dụng hiệu quả các nguồn lực tại nhà, các công ty này đã tiết kiệm được một khoản kha khá tiền để tập trung được vốn cho việc kinh doanh trong thời gian đầu. Đây là mô hình khá lý tưởng cho các nhà doanh nghiệp tương lai áp dụng bởi vì một trong những thuận lợi khi kinh doanh tại nhà là nó sẽ giảm chi phí overhead của doanh nghiệp. Điều này tạo điều kiện thuận lợi khi bắt đầu kinh doanh và nâng cao khả năng thành công của doanh nghiệp.

Có thể bạn không mơ ước trở thành tỷ phú mà chỉ mong muốn được kinh doanh tại nhà để được gần gũi gia đình nhiều hơn. Đây cũng không phải là ý tưởng tồi để áp dụng mô hình này. Bạn là ông chủ và bạn có thể làm bất cứ việc gì mình muốn cũng là một trong những điểm thú vị để bắt đầu khởi sự kinh doanh tại nhà.

Những rủi ro khi làm việc tại nhà:

Làm việc tại nhà, dù muốn hay không thì đây cũng không phải luôn là việc dễ dàng. Có 3 vấn đề thường mắc phải khi làm việc tại nhà:

1. Dễ dàng bị xao lãng: Khi làm việc tại nhà, nếu bạn muốn đi ngủ, bạn cứ lăn ra ngủ. Nếu muốn làm việc trong bộ đồ Pijama, bạn cứ tự nhiên. Sau một thời gian, Bạn có thể nhận thấy rằng mình dành quá nhiều thời gian để xem tivi hoặc lê la vô nhà bếp thường xuyên. Bạn dễ dàng sinh ra lười biếng nếu bạn làm việc một mình tại nhà. Ngược lại, nếu bạn là người nghiện việc, bạn sẽ thấy rằng mình làm việc suốt ngày và đêm, không còn một chút thời gian cho sinh hoạt cá nhân. Lời khuyên là nếu bạn muốn làm việc tại nhà, bạn cần phải có ý thức tự kỷ luật cao.
2. Dễ cảm thấy đơn độc: Bạn sẽ có cảm giác bị cô lập khi làm việc tại nhà. Khi làm việc tại công ty, bạn có đồng nghiệp, bạn bè cùng trao đổi ý tưởng, bàn luận. Nhưng khi làm việc tại nhà, ít nhất là trong thời gian đầu bạn chỉ có một mình. Giải pháp là bạn nên có kế hoạch gặp gỡ và ra ngoài ăn trưa với đối tác để tạo sự cân bằng. Ngược lại, thay vì có cảm giác cô độc, bạn lại mắc phải tình trạng bị mất đi sự riêng tư khi làm việc tại nhà. Bạn bè, bà con, con cái, khách, hàng xóm … của bạn ghé nhà đều đi ngang chỗ làm việc của bạn. Có một văn phòng làm việc riêng trong nhà là cách tốt nhất để bạn có thể làm việc hiệu quả. Ngoài ra, bạn nên dán thời gian làm việc của bạn lên cửa văn phòng để người ngoài có thể nhận thấy sự nghiêm túc của bạn và tránh làm phiền bạn trong thời gian làm việc.
3. Công việc của bạn không được người khác coi trọng: Trước đây, làm việc tại nhà thường không được người khác coi trọng. Người khác thường đánh giá cao khi bạn mặc comple, đến công sở làm việc tại những văn phòng “bình thường” chứ không phải lúi húi làm việc trong nhà. Ngày nay, việc kinh doanh tại nhà ngày càng nhiều và dần được xã hội hiểu và chấp nhận.

Những thuận lợi khi làm việc tại nhà:

1. Không chỉ bạn tiết kiệm được chi phí thuê nhà và các chi phí overhead khác liên quan, bạn còn tiết kiệm được chi phí đi lại, ít phải chi tiêu cho các quần áo công sở đắt tiền, … Từ đó nâng cao hiệu quả lợi nhuận.
2. Làm việc tại nhà giúp bạn vui vẽ và thoải mái hơn. Có nghiên cứu cho thấy rằng những người làm việc tại nhà ăn uống ngon hơn, có nhiều thời gian rảnh, tập thể dục đều đặn hơn, ít bị stress và hạnh phúc hơn.
3. Làm việc tại nhà giúp bạn có điều kiện gần gũi với gia đình hơn. Bạn có thể tự đặt ra lịch làm việc phù hợp với lịch của vợ/chồng và con bạn để có nhiều thời gian bên nhau hơn.

Thiết lập văn phòng của bạn tại nhà

Để việc kinh doanh tại nhà thực sự phát huy tác dụng của nó, bạn cần phải thiết lập văn phòng của bạn trong nhà đúng và phù hợp vì bạn sẽ phải dành phần lớn thời gian tại khu vực này. Bạn nên trang trí và sắp xếp sao cho phù hợp với cá tính của bạn.

Sau đây là một số checklist khi bạn thiết lập văn phòng tại nhà:

Yêu cầu về khoảng không gian trong văn phòng +========+ Khu vực làm việc: giữ ở mức tối thiểu. Bạn chỉ cần diện tích đủ cho 1 bàn làm việc, 1 ghế, máy tính và các thiết bị khác. Kho chứa: bạn cần 1 tủ lưu hồ sơ và diện tích để chứa các thùng/hộp và những hàng hóa lưu kho khác. Sách: bạn cần dành một phần diện tích cho kệ sách của bạn. Phòng họp: bạn cần khoảng không để tiếp khách hàng hoặc làm việc với đối tác. Phòng khách trong nhà thường là lựa chọn tốt. Khác: ngoài ra, bạn có thể sẽ cần chỗ cho nhân viên, khoảng không để lưu những hàng hóa đặc biệt, thiết bị sản xuất, phòng chờ cho khách hàng, …

Yêu cầu về cơ sở hạ tầng +========+ Hệ thống điện: Nếu công ty bạn có những thiết bị tiêu thụ điện năng lớn thì nên đi đường dây và có cầu dao riêng. Nếu bạn có thiết bị sử dụng điện 3 pha thì nên kiểm tra xem khu vực của mình có thể xin điện 3 pha hay không… Line điện thoại: Bạn nên tách biệt line điện thoại của gia đình và của công ty vì những lý do sau: bạn không muốn khách hàng của bạn phải nhờ con gái 10 tuổi của mình chuyển điện thoại hoặc ngược lại, bạn phải chyển điện thoại cho người trong gia đình. Ngoài ra để phục vụ kinh doanh, bạn thường cần thêm 01 line cho máy Fax. Do đó, bạn nên có ít nhất 3 line điện thoại trong nhà 1 cho gia đình, 1 cho công ty và 1 cho máy Fax. Lưu ý là ổ cắm dây diện thoại nên bố trí gần ổ điện để sử dụng cho các thiết bị cần cả 2 thứ, tránh đi dây loằng ngoằng. Internet: tất nhiên, trong thời đại này, công ty của bạn nên kết nối Internet để phục vụ công việc tốt hơn. Bạn nên dùng line ADSL thay vi dùng Dial-up. Ánh sáng: cố gắng thiết kế sao cho văn phòng của bạn có càng nhiều ánh sáng tự nhiên càng tốt. Phối hợp các đèn gắn trên trần nhà với các đèn để bàn để đảm bảo ánh sáng cho bạn làm việc.

Yêu cầu về phương tiện thiết bị +========+ Bàn làm việc: Bạn cần một bàn làm việc đủ lớn phù hợp với công việc của bạn. Nhưng lưu ý là nếu bàn quá lớn thì sẽ choáng diện tích phòng làm việc. Thật ra, không phải một bàn làm việc lớn là tốt, có nhiều loại máy tính để bàn nhỏ gọn phù hợp nếu bàn sử dụng bàn làm việc nhỏ. Ghế: thường thì ghế quan trọng hơn bàn làm việc nhiều. Nếu bạn phải ngồi thường xuyên, bạn nên sắm một cái ghế thật tốt phù hợp để ngồi làm việc thoải mái. Máy tính: Đừng nên keo kiệt về khoản này. Một máy tính cấu hình thấp sẽ nhanh chóng bị lỗi thời và có thể không đáp ứng được công việc trong tương lai gần. Trang bị máy laptop sẽ choáng ít diện tích bàn làm việc và có thể di động. Máy photocopy/ máy in/ máy scan/ máy Fax: ngày nay, ta dễ dàng tậu được một thiết bị với đầy đủ các tính năng trên với chi phí chấp nhận được. Hai đường dây điện thoại: Tốt hơn hết là bạn nên có 2 lines điện thoại có hiện số để phục vụ kinh doanh để bạn có thể biết được ai đang gọi cho bạn khi 1 line đang bận. Dịch vụ trả lời tự động: Dịch vụ trả lời tự động thường không rẻ. Tuy nhiên, nếu bạn cần tạo dựng ấn tượng chuyên nghiệp cho doanh nghiệp mình thì có thể chấp nhận được. Tủ lưu hồ sơ: bạn có thể tiết kiệm ở đây. Mua đồ second hand. Kệ sách: Cũng vậy, bạn có thể mua đồ second hand để tiết kiệm chi phí. Điện thoại di động: Tùy bạn. Khách hàng không quan tâm bạn sử dụng điện thoại nào để làm việc.

Khởi sự kinh doanh tại nhà là một quyết định tuyệt vời. Nhờ giảm thiểu chi phí overhead, bạn đã nâng cao cơ hội thành công của doanh nghiệp. Điều quan trọng là bạn phải làm việc trong công ty “tại nhà” giống như những công ty “bình thường” khác. Khi bạn làm việc chuyên nghiệp, bất cứ văn phòng của bạn ở đâu, bạn cũng sẽ thành công.

Linye dịch và biên soạn từ “The Bussiness Start Up Kit” của tác giả Steven D.Strauss và các tài liệu khác.

Soạn thảo bản kế hoạch kinh doanh

Sau khi xem xét kỹ lưỡng việc kinh doanh, bạn cần phải đặt bút viết lại những ý tưởng của mình ra giấy. Đó là việc soạn thảo Kế hoạch kinh doanh, tài liệu đầu tiên trình bày, giải thích chi tiết kế hoạch phát triển kinh doanh của bạn. Nếu bạn nghĩ kế hoạch kinh doanh chỉ là một công việc giấy tờ để đối phó thì bạn nên suy nghĩ lại. Việc lập kế hoạch kinh doanh là rất quan trọng vì 2 lý do sau:

1. Việc chuẩn bị bản kế hoạch kinh doanh buộc bạn phải suy nghĩ về mọi khía cạnh của việc kinh doanh. Công việc này đòi hỏi bạn phải có một cái nhìn khách quan, thận trọng và không cảm tính về toàn bộ công việc kinh doanh của mình. Nó giúp bạn thấy trước những thử thách, rủi ro có thể xảy đến trước khi trở nên quá muộn, do vậy bạn có thể tìm giải pháp để giải quyết hoặc ngăn ngừa trước khi xảy ra. Nói một cách khác, bản kế hoạch kinh doanh có thể ngăn ngừa bạn không đầu tư vào một dự án kinh doanh mà khả năng thất bại là quá rõ. Ngoài ra, nếu bạn cần phải huy động vốn từ bên ngoài thì bản kế hoạch kinh doanh là tài liệu mà nhà đầu tư, người cho vay sẽ yêu cầu được xem trước tiên.


2. Bản kế hoạch kinh doanh là một công cụ điều hành kinh doanh hữu ích. Khi việc kinh doanh tiến triển, bản kế hoạch kinh doanh sẽ được dùng để đánh giá hiệu quả kinh doanh có như dự định ban đầu hay không, làm cơ sở giúp bạn điều chỉnh việc kinh doanh của mình.

Sau đây là một số tài liệu hữu ích để hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh.

1. Lập kế hoạch khởi sự kinh doanh – Thạc sỹ, Luật gia, Nguyễn Phú Quốc
2. Hướng dẫn viết kế hoạch kinh doanh của Quỹ đầu tư IDGV

Mình rất mong nhận được ý kiến chia sẻ kinh nghiệm thực tế của các bạn khi lập kế hoạch kinh doanh để bài viết được hoàn thiện hơn.

Lựa chọn lĩnh vực kinh doanh phù hợp

Rất hiếm khi tất cả các các điều kiện đều thuận lợi để bạn để bạn bắt đầu công việc kinh doanh như mơ ước. Thường thì kinh phí eo hẹp, thời điểm không thích hợp, vợ bạn đang mang thai hoặc những lý do tương tự khác ngăn cản bạn lựa chọn công việc kinh doanh phù hợp với mình. Hãy xem việc lựa chọn này là một cơ hội quý báu hiếm hoi và hãy lựa chọn cẩn thận.

Có nhiều cách để bạn lựa chọn lĩnh vực kinh doanh. Một số người chọn lĩnh vực mà họ am tường, và đây thường là ý tưởng tốt. Một số khác thì lựa chọn lĩnh vực có thể mang lại lợi nhuận cao, và đây cũng không phải là ý tưởng tồi. Tuy nhiên, có một số lại lựa chọn lĩnh vực đang là thời thượng, rất tiếc đây lại không phải là ý tưởng hay. Một vài năm trước đây, bạn có thể quan tâm đến việc kinh doanh qua mạng. Hiện nay, đây vẫn không phải là ý tưởng tồi,nhưng chắc chắn là việc kiếm tiền qua không gian ảo này không còn dễ dàng như trước nữa. Vấn đề với ý tưởng chọn lĩnh vực thời thượng là trào lưu sẽ tan, và việc bắt đầu kinh doanh theo trào lưu rất có khả năng là công thức dấn đến thất bại.

Thay vào đó, bạn nên tập trung trả lời năm câu hỏi sau. Những đáp án chắc chắn sẽ hữu ích hơn bất kỳ danh sách ngành nghề thời thượng nào mà bạn tìm được.

1. Có việc gì tôi am tường và thích làm hay không? Vì trong cuộc sống, ta có xu hướng làm tốt và thành công khi làm công việc mình thực sự yêu thích. Bill Gate khởi sự Microsoft vì ông thích làm việc với máy tính. Hãy làm những việc bạn yêu thích, tiền và lợi nhuận sẽ theo sau.
2. Có thị trường cho lĩnh vực kinh doanh này hay không? Thử xét một ví dụ là bạn thích làm vườn. Thật khó để tìm được một loại hình kinh doanh nào có liên quan đến ý thích này. Bạn thử nghĩ xem ý tưởng kinh doanh sẽ như thế nào nếu món hàng bạn yêu thích của bạn là một thổ sản nào đó mà không mấy ai ưa thích? Bạn không thể kinh doanh nếu không có ai sẵn sàng trả tiền cho sản phẩm dịch vụ bạn cung cấp. Vì vậy, bạn cần phải thực tế.
3. Liệu tôi có đủ tiền để bắt đầu loại hình kinh doanh này hay không? Có một số loại hình kinh doanh không mấy tốn kém để bạn bắt đầu, một ví dụ dễ thấy nhất là kinh doanh tại nhà. Tuy nhiên, cũng có một số lĩnh vực khá tốn kém như ngành ngân hàng, kinh doanh nhượng quyền... Vì vậy, ngoài việc phải lựa chọn loại hình kinh doanh yêu thích, có thị trường tiêu thụ, bạn còn cần phải đảm bảo rằng loại hình kinh doanh bạn lựa chọn phải nằm trong phạm vi năng lực của mình để bắt đầu.
4. Cái gì tạo nên sự khác biệt cho công ty của tôi? Công ty bạn phải tạo ra điểm khác biệt nếu bạn muốn thu hút khách hàng. Tại sao khách hàng lại chọn mua từ công ty của bạn mà không phải là ở bất kỳ một nơi nào khác? Bạn cần phải cung cấp với chất lượng tốt hơn, giá rẻ hơn, vị trí thuận lợi hơn, phục vụ tốt hơn, một sản phẩm riêng biệt... một điều gì đó làm sản phẩm của bạn có thể trụ được trên thị trường.
5. Tôi có thể tạo ra lợi nhuận? Dù bạn kinh doanh ở loại hình nào, dù bạn cung cấp sản phẩm hay dịch vụ gì, bạn đều cần phải bán nó với giá đủ cao để kiếm lời, nhưng phải đủ thấp để khách hàng chấp nhận mua nó. Đặt ra mức giá không phải là việc dễ dàng. Tại sao nhiều cửa hàng lớn bị thất bại trong kinh doanh? Vì ở đây, các khoản chi phí gián tiếp thường quá cao, dù các điều kiện khác đều tuyệt vời. Do đó, trước khi bắt đầu kinh doanh, bạn cần phải va chạm với các con số.

Dù tất cả các điểm trên đều quan trọng, nhưng chúng cần phải chỉ về một hướng, đó là sự đam mê của bạn. Như bạn biết, làm việc với niềm đam mê là điều thú vị nhất trong đời. Điều này càng quan trọng khi bạn lựa chọn loại hình kinh doanh. Việc kinh doanh cũng như đứa con của bạn. Bạn sẽ yêu quý nó, chăm sóc, nuôi nấng và luôn nghĩ về nó. Bạn sẽ phải mất nhiều giờ cho nó, làm việc với mỗi ngày và hy vọng là trong nhiều năm. Nếu bạn không thật sự yêu thích và đam mê, làm việc vất vả vì nó sẽ rất khó khăn.

Linye dịch và biên soạn từ “The Bussiness Start Up Kit” của tác giả Steven D.Strauss và các tài liệu khác. 

Các bước bắt đầu kinh doanh

Một khi bạn xác định đã mình đã đủ điều kiện để khởi sự kinh doanh bất chấp các rủi ro, một câu hỏi tiếp theo là “Công việc tiếp theo là gì?” Nhiều người thường rất háo hức về ý tưởng bắt đầu công việc kinh doanh của mình, nhưng lại bị sa lầy khi đối đầu với thực tế là phải làm như thế nào. Thật may mắn là dù bạn quyết định bắt đầu với loại hình kinh doanh nào thì những bước cơ bản đều giống nhau. Những loại hình kinh doanh khác nhau tuy có một số khác biệt, nhưng nói chung, hầu hết các loại hình kinh doanh đều theo các bước sau:

Bước 1: Đánh giá bản thân

Bạn cần phải rà soát lại bạn thân và vị trí hiện tại của mình để tìm ra loại hình kinh doanh nào là phù hợp. Tại sao bạn muốn bắt đầu kinh doanh? Có phải vì tiền bạc, sự tự do, tính năng động hay vì một lý do nào khác? Bạn phải xem xét những thứ gì? Bạn cần phải có những kỹ năng gì? Lĩnh vực công nghiệp nào bạn am hiểu nhiều nhất? Bạn thích cung cấp sản phẩm hay dịch vụ? Bạn thích làm gì? Mức vốn mà bạn sẵn sàng chấp nhận rủi ro là bao nhiêu? Bạn sẽ làm toàn thời gian hay là bán thời gian? Bạn có thuê nhân viên hay không? Trả lời các loại câu hỏi này sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi để tập trung lựa chọn loại hình kinh doanh phù hợp với mình.

Bước 2: Phân tích đánh giá lĩnh vực kinh doanh

Khi bạn quyết định lựa chọn được một loại hình kinh doanh phù hợp với mục tiêu và sở thích của mình, bạn sẽ cần phải phân tích đánh giá lại ý tưởng của mình. Ai sẽ mua sản phẩm, dịch vụ của bạn? Ai sẽ là đối thủ cạnh tranh?

Bước 3: Phát thảo kế hoạch kinh doanh

Nếu bạn cần nguồn tài chính bên ngoài, bạn sẽ phải cần có một bản kế hoạch kinh doanh. Nhưng ngay cả khi bạn chỉ sử dụng vốn của mình, có bản kế hoạch kinh doanh cũng sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc xác định được số tiền bạn cần để kinh doanh, những công việc cần phải thực hiện...

Bước 4: Xem xét tính pháp lý

Về mặt pháp lý thì bạn có thể lựa chọn một vài hình thức tổ chức kinh doanh như sau: công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, công ty cổ phần và doanh nghiệp tư nhân. Bạn có thể tham khảo thêm về Luật doanh nghiệp và các nghị định liên quan để biết thêm chi tiết cho từng loại hình.

Ngoài ra, bạn còn cần phải quan tâm đến các vấn đề pháp lý khác trong quá trình kinh doanh như giấy phép kinh doanh, các loại giấy chứng nhận hành nghề, bằng sáng chế, vấn đề bản quyền, thủ tục khai báo thuế... Đây cũng là lúc bạn xem xét đến các vấn đề về bảo hiểm và tìm một kế toán giỏi để hỗ trợ.

Bước 5: Thu xếp tài chính

Tùy thuộc quy mô doanh nghiệp của bạn mà bạn có thể tìm nguồn tài chính từ các nhà tài trợ hoặc từ các ngân hàng/ công ty tài chính. Hầu hết các cơ sở kinh doanh nhỏ đều bắt đầu bằng nguồn tài chính cá nhân như tiền tiết kiệm, thẻ tín dụng, giúp đỡ của gia đình, vay người quen, vay thế chấp ...

Bước 6: Triển khai xây dựng công ty

Tìm địa điểm đặt công ty, lắp đặt điện thoại, in prochure, thuê mướn nhân sự, mua hàng hoá lưu kho/ mua nguyên liệu sản xuất, đưa ra giá bán... và cuối cùng là mở một buổi tiệc khai trương rầm rộ.

Bước 7: Thử và sai

Thường phải mất một khoảng thời gian thì bạn mới xác định được khâu nào đang vận hành tốt, khâu nào không tốt. Hãy bám sát kế hoạch kinh doanh, nhưng hãy cởi mở và sáng tạo. Đừng ngại mắc sai lầm. Trên hết là bạn được điều hành việc kinh doanh của chính mình. Đó mới là điều thú vị nhất trong cuộc đời bạn.

Linye dịch và biên soạn từ “The Bussiness Start Up Kit” của tác giả Steven D.Strauss và các tài liệu khác.